Tugas4 ira lina kendayto panjaitan (130121041) from ira_kendayto

Tugas 6

Sistem Otomatisasi Perkantoran

Sistem otomasi perkantoran atau terkadang disebut sistem informasi perkantoran (office information system atau OIS) adalah sistem yang memberikan fasilitas tugas-tugas pemrosesan informasi sehari-hari didalam perkantoran dan organisasi bisnis.
Sistem ini menyediakan aneka ragam perangkat untuk pemrosesan informasi, seperti pengolah lembar kerja (spreadsheet), pengolah kata (word processor), pengolah grafik, aplikasi presentasi, pengaksesan basis data personal, surat elektronik (email), surat bersuara (voice mail), dan teleconference. Pengguna sistem ini pada prinsipnya adalah semua personil dalam organisasi, baik staf maupun yang masuk kategori level manajemen.
Contoh pengguna perangkat-perangkat yang mendukung otomasi perkantoran :

·   Pengolah lembar kerja digunakan menganalisa berbagai kemungkinan harga.

·   Pengolah kata dipakai untuk membuat kontrak penjualan.

·   Surat elektronik untuk memberikan deskripsi produk kepada calon pelanggan.

·   Video konferensi digunakan untuk melakukan pertemuan virtual jarak jauh untuk melakukan koordinasi sejumlah orang yang berada diberbagai tempat yang berjauhan. Dalam hal ini, wajah para anggota (member) dapat terlihat dalam monitor.
Sistem ini sering kali dikatakan dapat mendukung kantor tanpa kertas (paperless office). Artinya, semua yang berbau dokumen kertas dapat dihilangkan.

11 Aplikasi Otomatisasi Perkantoran :
a. Pengolah Kata (Word Processing)
b. Surat Elektronik (Electronic Mail)
c. Surat Bersuara (Voice Mail)
d. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)
e. Konferensi Suara (Audio Conferencing)
f. Konferensi Video (Video Conferencing)
g. Konferensi Komputer (Computer Conferencing)
h. Facsimile (FAX)
i. Videotext
j. Pencitraan (Imaging)
k. Desktop Publishing

Sistem Pendukung Keputusan ( SPK ) 

Konsep Sistem Pendukung Keputusan (SPK) / Decision Support Sistem (DSS) pertama kali diungkapkan pada awal tahun 1970-an oleh Michael S. Scott Morton dengan istilah Management Decision Sistem. Sistem tersebut adalah suatu sistem yang berbasis komputer yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dengan memanfaatkan data dan model tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur [10].

Istilah SPK mengacu pada suatu sistem yang memanfaatkan dukungan komputer dalam proses pengambilan keputusan. Untuk memberikan pengertian yang lebih mendalam, akan diuraikan beberapa difinisi mengenai SPK yang dikembangkan oleh beberapa ahli, diantaranya oleh Man dan Watson yang memberikan definisi sebagai berikut, SPK merupakan suatu sistem yang interaktif, yang membantu pengambil keputusan melalui penggunaan data dan model-model keputusan untuk memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur maupun yang tidak terstruktur.

Karakteristik dan Nilai Guna

Karakteristik sistem pendukung keputusan adalah :

1.Sistem Pendukung Keputusan dirancang untuk membantu pengambil keputusan dalam memecahkan masalah yang sifatnya semi terstruktur ataupun tidak terstruktur dengan menambahkan kebijaksanaan manusia dan informasi komputerisasi.

2.Dalam proses pengolahannya, sistem pendukung keputusan mengkombinasikan penggunaan model-model analisis dengan teknik pemasukan data konvensional serta fungsi-fungsi pencari / interogasi informasi.

3.Sistem Pendukung Keputusan, dirancang sedemikian rupa sehingga dapat digunakan/dioperasikan dengan mudah.

4.Sistem Pendukung Keputusan dirancang dengan menekankan pada aspek fleksibilitas serta kemampuan adaptasi yang tinggi.

Dengan berbagai karakter khusus diatas, SPK dapat memberikan berbagai manfaat dan keuntungan. Manfaat yang dapat diambil dari SPK adalah [10]:

1.SPK memperluas kemampuan pengambil keputusan dalam memproses data / informasi bagi pemakainya.

2.SPK membantu pengambil keputusan untuk memecahkan masalah terutama berbagai masalah yang sangat kompleks dan tidak terstruktur.

3.SPK dapat menghasilkan solusi dengan lebih cepat serta hasilnya dapat diandalkan.

4.Walaupun suatu SPK, mungkin saja tidak mampu memecahkan masalah yang dihadapi oleh pengambil keputusan, namun ia dapat menjadi stimulan bagi pengambil keputusan dalam memahami persoalannya, karena mampu menyajikan berbagai alternatif pemecahan.

Di samping berbagai keuntungan dan manfaat seperti dikemukakan diatas, SPK juga memiliki beberapa keterbatasan, diantaranya adalah:

1.Ada beberapa kemampuan manajemen dan bakat manusia yang tidak dapat dimodelkan, sehingga model yang ada dalam sistem tidak semuanya mencerminkan persoalan sebenarnya.

2.Kemampuan suatu SPK terbatas pada perbendaharaan pengetahuan yang dimilikinya (pengetahuan dasar serta model dasar).

3.Proses-proses yang dapat dilakukan SPK biasanya juga tergantung pada perangkat lunak yang digunakan.

4.SPK tidak memiliki kemampuan intuisi seperti yang dimiliki manusia. Sistem ini dirancang hanyalah untuk membantu pengambil keputusan dalam melaksanakan tugasnya.

Jadi secara dapat dikatakan bahwa SPK dapat memberikan manfaat bagi pengambil keputusan dalam meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja terutama dalam proses pengambilan keputusan.

Komponen Sistem Pendukung Keputusan

Sistem pendukung keputusan terdiri atas tiga komponen utama yaitu:

1.Subsistem pengelolaan data (database).

2.Subsistem pengelolaan model (modelbase).

3.Subsistem pengelolaan dialog (userinterface).

Hubungan antara ketiga komponen ini dapat dilihat pada gambar dibawah.

Gambar : Hubungan antara tiga komponen sistem pendukung keputusan

Sub sistem pengelolaan data (database)
Sub sistem pengelolaan data (database) merupakan komponen SPK yang berguna sebagai penyedia data bagi sistem. Data tersebut disimpan dan diorganisasikan dalam sebuah basis data yang diorganisasikan oleh suatu sistem yang disebut dengan sistem manajemen basis data (Database Management System).
Sub sistem pengelolaan model (model base)
Keunikan dari SPK adalah kemampuannya dalam mengintegrasikan data dengan model-model keputusan. Model adalah suatu tiruan dari alam nyata. Kendala yang sering dihadapi dalam merancang suatu model adalah bahwa model yang dirancang tidak mampu mencerminkan seluruh variabel alam nyata, sehingga keputusan yang diambil tidak sesuai dengan kebutuhan oleh karena itu, dalam menyimpan berbagai model harus diperhatikan dan harus dijaga fleksibilitasnya. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah pada setiap model yang disimpan hendaknya ditambahkan rincian keterangan dan penjelasan yang komprehensif mengenai model yang dibuat.
Subsistem pengelolaan dialog (user interface)
Keunikan lainnya dari SPK adalah adanya fasilitas yang mampu mengintegrasikan sistem yang terpasang dengan pengguna secara interaktif, yang dikenal dengan subsistem dialog. Melalui subsistem dialog, sistem diimplementasikan sehingga pengguna dapat berkomunikasi dengan sistem yang dibuat.

Fasilitas yang dimiliki oleh subsistem dialog dibagi menjadi tiga komponen:

1.Bahasa aksi (action language), yaitu suatu perangkat lunak yang dapat digunakan oleh user untuk berkomunikasi dengan sistem, yang dilakukan melalui berbagai pilihan media seperti keyboard, joystick dan keyfunction yang lainnya.

2.Bahasa tampilan (display and presentation language), yaitu suatu perangkat yang berfungsi sebagai sarana untuk menampilkan sesuatu. Peralatan yang digunakan untuk merealisasikan tampilan ini diantaranya adalah printer, grafik monitor, plotter, dan lain-lain.

3.Basis pengetahuan (knowladge base), yaitu bagian yang mutlak diketahui oleh pengguna sehingga sistem yang dirancang dapat berfungsi secara interaktif.

Model Pendukung Keputusan

Sistem Informasi Eksekutif

Sistem Informasi Eksekutif (EIS) adalah satu jenis dari manajemen informasi sistem dimaksud untuk memudahkan dan mendukung keterangan dan pembuatan keputusan kebutuhan dari eksekutif senior dengan menyediakan kemudahan akses terhadap keduanya internal dan eksternal keterangan relevan untuk bertemu gol strategis dari organisasi. Ini biasanya dipertimbangkan sebagai satu bentuk dikhususkan dari satu sistem mendukung keputusan (DSS). Penekanan dari EIS berada di atas peraga grafis dan mudah untuk pergunakan interface pemakaian. Mereka menawarkan laporan kuat dan dril bawah kemampuan. Pada umumnya, EIS adalah perusahaan lebar DSS untuk menolong eksekutif tertinggi teliti, bandingkan, dan soroti kecenderungan pada penting variable sehingga bahwa mereka dapat memonitor kinerja dan mengidentifikasi kesempatan dan masalah. EIS dan penggudangan data teknologi sedang memusat pada pasar. Pada tahun terbaru, masa EIS yang telah kehilangan ketenaran di sokong dari intelegen bisnis (dengan area sub dari laporan, analitik, dan papan peralatan digital).

Komponen

Komponen dari sebuah EIS dapat tergolong seperti:

Perangkat keras (Hardware)

Ketika membicarakan tentang perangkat keras untuk satu lingkungan EIS, kita harus memfokuskan pada perangkat keras yang dibutuhkan pertemuan eksekutif. Eksekutif harus diletakkan yang pertama dan kebuthan eksekutif harus didefinisikan sebelum perangkat keras dapat terpilih. Perangkat keras komputer dasar diperlukan untuk suatu EIS meliputi empat komponen: (1 ) Input data – masukkan alat. Alat ini mengijinkan eksekutif untuk memasuki, verifikasi, dan perbaharui data dengan seketika; (2 ) unit pusat proses(CPU), yaitu daging buah karena ini mengontrol komponen mesin komputer yang lain; (3 ) file penyimpanan Data. Eksekutif dapat mempergunakan ini terpisah untuk menyimpan keterangan bisnis berguna, dan bagian ini juga membantu eksekutif mencari keterangan informasi bisnis historis dengan mudah; (4 ) output device, sediakan yang satu rekaman visual atau permanen untuk eksekutif menyimpan atau membaca. Alat ini meyerahkan ke visual output device atau printer. Sebagai tambahan, dengan kedatangan dari daerah jaringan lokal(LAN), beberapa produk EIS untuk terhubung jaringan stasiun-kerja jadi siap. Sistem ini memerlukan dukungan dan hardware komputer tidak begitu mahal. Mereka juga meningkat akses dari keterangan EIS untuk banyak pengguna yang lain dengan suatu perusahaan.

 Perangkat lunak (Software)

Memilih sesuai perangkat lunak penting untuk mendisain satu `EIS` yang efektif. Oleh sebab itu, komponen perangkat lunak dan bagaimana mereka mengintegrasikan data ke dalam suatu sistem sangatlah penting. Perangkat lunak dasar diperlukan untuk sutau `EIS` meliputi empat komponen:

1. Teks mendasari perangkat lunak. Bentuk paling umum dari teks mungkin mendokumentasikan;

2. Database. Database heterogen bercokol pada satu jangkauan spesifik Vendor dan platform komputer buka akses eksekutif pertolongan keduanya internal dan eksternal data;

3. Dasar grafis. Grafis dapat mengarahkan volume dari teks dan statistik ke dalam keterangan visuil untuk eksekutif. Jenis grafis yang khas adalah: bagan gugus berkala, sebar diagram, peta, grafis gerak, bagan urutan, dan perbandingan mengorientasi graf (yaitu., bagan balok);

4. Dasar model. `EIS` memodelkan mengandung data statistik rutin dan khusus, keuangan, dan analisa kuantitatif lain.

Barangkali masalah lain untuk eksekutif adalah `chosing` dari satu jangkauan dari sangat tinggi paket software teknis. Kemudahan dari penggunaan, kemampuan reaksi ke eksekutif permintaan, dan harga adalah semua bahan pertimbangan layak. Selanjutnya, ini harus dipertimbangkan apakah paket dapat berlari pada perangkat keras yang sudah ada.

Pengguna Interface

`EIS` membutuhkan efisiensi untuk mendapatkan kembali data relevan untuk pembuat keputusan, sehingga interface pemakai adalah sangat penting. Beberapa jenis pertemuan dapat tersedia di struktur `EIS`, seperti laporan terjadwal, soal atau jawab, pandu menu, bahasa perintah, bahasa alami, dan input atau output. Kalau eksekutif tidak nyaman dengan keterangan bertanya atau menjawab corak mode, `EIS` sepenuhnya dimanfaatkan. Alat penghubung ideal untuk satu `EIS` akan sederhana untuk mempergunakan dan sangat tinggi lentur, menyediakan kinerja konsisten, mencerminkan eksekutif dunia, dan mengandung keterangan pertolongan.

Telekomunikasi

Sebagai desentralisas sedang menjadi kecenderungan saat ini di perusahaan, telekomunikasi akan bermain satu peran sangat penting di dalam terhubung jaringan sistem informasi. Mengirimkan data dari satu tempat ke tempat lain. Sebagai tambahan, telekomunikasi di daklam suatu EIS dapat mempercepat kebutuhan akan akses ke distribusi data.

Aplikasi

`EIS` perbolehkan eksekutif untuk menemukan suatu data sesuai dengan kriteria didefinisikan pengguna dan meningkatkan keterangan mendasari pengertian yang mendalam dan pemahaman. Tidak sama dengan satu presentasi management information sistem tradisional, `EIS` dapat mencirikan di antara penting dan jarang data terpakai, dan jejaki aktivitas berbeda kritis kunci untuk eksekutif, keduanya yang sangat menolong di dalam mengevaluasi kalau perusahaan sedang menjumpai obyektif perusahaannya. Setelah menyadari keuntungannya, orang-orang telah menerapkan `EIS` pada beberapa area, terutama, di pabrikasi, pemasaran, dan biayai area.

 Pabrikasi

Pada dasarnya, memproduksi menjadi perubahan bentuk bahan baku ke dalam barang jadi yang akan dijual, atau proses intermediate menyertakan produksi atau penyelesaian semi-manufactures. Ini adalah satu Branch besar dari industri dan dengan penghasilan sekunder. Membuat kontrol operasional fokuskan pada operasi sehari-hari, dan ide pusat dari proses ini adalah efektivitas dan efisiensi. Untuk menghasilkan managerial yang penuh arti dan keterangan operasional untuk mengontrol operasi pabrikasi, eksekutif harus membuat perubahan pada keputusan berjalan. EIS menyediakan evaluasi dari Vendor dan pembeli, evaluasi dari membeli materi dan bagian, dan analisa dengan area pembelian kritis. Oleh sebab itu, eksekutif dapat mengatur dan menelaah operasi pembelian secara efektif dengan EIS. Sebagai tambahan, karena perencanaan produksi dan kontrol menyesuaikan dengan berat pada datanya pabrik berlandaskan dan komunikasinya dengan sepenuh membuat pekerjaan pusat, EIS juga menyediakan satu pendekatan untuk meningkatkan perencanaan produksi dan kontrol.

Pemasaran

Pada satu organisasi, eksekutif pemasaran peran adalah untuk menciptakan masa depan. Bea utama mereka sedang mengatur sumber daya pemasaran tersedia untuk menciptakan satu lebih perdagangan berjangka efektif. Untuk ini, mereka memerlukan pertimbangan perbuatan sekitar risiko dan ketidak-pastian dari satu proyek dan dampaknya pada perusahaan pada jangka pendek dan jangka panjang. Untuk membantu eksekutif pemasaran di keputusan pemasaran efektif pembuatan, satu EIS dapat teraplikasi. EIS menyediakan satu pendekatan ke peramalan penjualan, yang yang dapat mengijinkan eksekutif pasar untuk membandingkan penjualan ramalan dengan penjualan masa lalu. EIS juga menawarkan satu pendekatan ke harga produk, yaitu ditemukan di analisa proyek. Eksekutif pasar dapat mengevaluasi harga sebagai terkait ke kompetisi seiring dengan hubungan dari mutu produk dengan harga tertagih. Secara ringkas, Paket software EIS memperbolehkan eksekutif pemasaran untuk memanipulasi data dengan mencari kecenderungan, melaksanakan audit dari data penjualan, dan penjumlahan penghitung, rata-rata, perubahan, perbedaan, atau rasio. Semua fungsi analisa penjualan ini eksekutif pemasaran pertolongan untuk membuat keputusan terakhir.

Keuangan

Satu analisa keuangan adalah salah satu paling penting tahapan ke perusahaan hari ini. Eksekutif (Eddie Bingkaian) perlu mempergunakan rasio keuangan dan analisa arus kas untuk menaksir kecenderungan dan mengambil keuntungan keputusan investasi. Satu EIS adalah satu tanggungjawab mengorientasi pendekatan yang perencanaan terintegrasi atau penganggaran dengan kontrol dari laporan kinerja, dan ini dapat sangat sangat menolong ke eksekutif pendanaan. Pada dasarnya, EIS fokuskan pada tanggung-jawab dengan kinerja keuangan dan ini mengenali kepentingan dari standar biaya dan penganggaran lentur pada berkembang mutu dari keterangan menyediakan bagi seluruh level eksekutif. EIS perbolehkan eksekutif untuk memfokuskan lebih pada basis jangka panjang dari tahun arus dan berada di luar, yang berarti yang eksekutif bukan saja dapat mengatur satu aliran cukup untuk memelihara operasi arus kecuali juga dapat membayangkan bagaimana caranya memperluas operasi yang direnungkan berlalu tahun datang. Juga, kombinasi dari EIS dan EDI lingkungan dapat menolong manajer kas untuk menelaah struktur keuangannya perusahaan sangat itu cara terbaik dari pembiayaan untuk satu proyek ibukota diterima dapat disimpulkan. Sebagai tambahan, EIS adalah satu alat baik untuk menolong eksekutif ke rasio keuangan ulasan, soroti kecenderungan keuangan dan meneliti sekawanan kinerja dan kompetitornya.

Keuntungan dan Kerugian

Keuntungan

·   Mudah bagi eksekutif taraf bagian atas untuk pergunakan, pengalaman komputer luas bukan diperlukan di operasi

·   Sediakan pengiriman tepat waktu dari keterangan rangkuman perusahaan

·   Keterangan yang disediakan makin baik mengerti

·   Saring data untuk manajemen

·   Tingkatkan untuk menjejaki keterangan

·   Tawarkan efisiensi untuk pembuat keputusan

Kerugian

·   Fungsi adalah terbatas, tidak dapat melaksanakan hitungan kompleks

·   Susah untuk mengukur bermanfaat bagi dan untuk membenarkan implementasi dari satu EIS

·   Eksekutif mungkin menghadapi beban terlalu berat keterangan

·   Sistem mungkin menjadi alon-alon, besar, dan susah untuk mengatur

·   Sulit ke data arus biaya hidup

·   Bolehkan memimpin ke kurang data yang dapat dipercaya dan tidak kuat

·   Perusahaan kecil mungkin menghadapi biaya berlebihan untuk implementasi

Kecenderungan masa depan

Perdagangan berjangka dari sistem info eksekutif tidak akan diikat oleh mesin komputer mainframe. Kecenderungan ini mengijinkan belajar melepaskan dari eksekutif sistem operasi komputer berbeda dan pada hakekatnya menyusut biaya implementasi untuk perusahaan. Karena memanfaatkan aplikasi perangkat lunak yang sudah ada tiduran kecenderungan ini, eksekutif juga akan menghilangkan kebutuhan untuk mempelajari satu bahasa baru atau istimewa untuk EIS bungkus. Sistem informasi eksekutif masa depan akan tidak hanya menyediakan satu sistem dukungan itu eksekutif senior, cuma juga kandung kebutuhan keterangan untuk manajer pertengahan. Eksekutif masa depan sistem informasi akan menjadi berbeda karena akibat integrasi aplikasi baru yang potensial dan teknologi ke dalam sistem, seperti itu menggabungkan kecerdasan buatan, kecerdasan buatan dan integrasi multimedia karakteristik dan ISDN teknologi ke dalam satu EIS.

Model Eksekutif

Sistem Pendukung Kelompok (GSS)

GSS / GDSS merupakan sistem berbasis komputer yang mendukung kelompok-kelompok orang yang terlibat dalam suatu tugas bersama dan menyediakan interface bagi suatu lingkungan yang digunakan bersama. Istilah lainnya : GSS (group support system), CSCW (computer support cooperative work), CCWS (Computerized collaborative work support), EMS (electronic meeting system). Perangkat lunak yang digunakan disebut groupware.

GSS berkontribusi memecahkan masalah komunikasi yang lebih baik. GSS berkontribusi memecahkan masalah dengan menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi.

GSS memudahkan pencapaian solusi oleh sekelompok pengambil keputusan atas permasalahan yang sifatnya tidak terstruktur, dikembangkan untuk menjawab tantangan terhadap kualitas dan efektivitas pengambilan keputusan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang (kelompok orang). Permasalahan yang perlu digarisbawahi untuk pengambilan keputusan yang dilakukan oleh sekelompok orang antara lain adalah banyaknya para pengambil keputusan, waktu yang harus dialokasikan, dan meningkatnya peserta yang ada.

GSS memberikan dukungan pada pemecahan masalah dengan menyediakan suatu pengaturan yang mendukung komunikasi bagi anggota yang tergabung dalam kelompok.

Beberapa manfaat yang dapat diperoleh:

1. Meningkatkan perencanaan awal, yaitu untuk membuat diskusi atau pertemuan menjadi lebih      efektif dan efisien.

2. Meningkatkan partisipasi, sehingga setiap peserta dari berbagai latar belakang dapat memberikan kontribusinya dengan optimal.

3. Menciptakan iklim yang lebih terbuka dan kolaboratif, yaitu tanpa membuat pihak yang tingkatannya lebih rendah merasa takut dan terancam. Dan juga tidak membuat pihak yang tingkatannya lebih tinggi mendominasi jalannya suatu rapat, pertemuan/meeting.

4. Setiap ide yang ditawarkan bebas dari kritik, memungkinkan peserta rapat, pertemuan/meeting mengontribusikan ide atau pendapatnya tanpa takut untuk dikritik.

5. Evaluasi yang objektif, menciptakan atmosfir di mana suatu ide akan dievaluasi secara objektif dan tidak memandang siapa yang memberikan ide tersebut.

6. Menghasilkan ide organisasi, yaitu bagaimana tetap memfokuskan pada tujuan rapat, pertemuan/meeting, mencari cara yang paling efisien untuk mengorganisir ide yang dihasilkan dalam sesi brainstorming, dan mengevaluasi ide dalam batasan waktu yang paling sesuai.

7. Menetapkan prioritas dan mengambil keputusan, yaitu mencari cara untuk menampung seluruh pemikiran dalam pengambilan keputusan.

8. Dokumentasi hasil rapat, pertemuan/meeting, sehingga seluruh peserta dapat memperoleh dokumen yang lengkap dan terorganisir yang dibutuhkan untuk melanjutkan pekerjaan dari proyek atau aktivitas yang dievaluasi.

9. Mampu melakukan akses informasi eksternal, yang memungkinkan ketidaksepakatan yang signifikan dan faktual dapat diselesaikan dengan tepat waktu, sehingga memungkinkan meeting dapat terus dilanjutkan dan produktif.

10.Menghasilkan notulen hasil diskusi, sehingga pihak yang tidak dapat berpartisipasi langsung dapat tetap memahami hasil dan isi dari meeting.

Permasalahan yang mungkin timbul dalam GSS adalah karena digunakannya berbagai metode baru untuk mengorganisir dan melaksanakan rapat, pertemuan/meeting maka mungkin ada keengganan atau penolakan di awal dari penggunaan GSS ini. Berbagai teknik seperti teknik fasilitasi, brainstorming, dan atmosfir yang terbuka dan transparan harus mulai dikembangkan sebagai langkah awal untuk menggunakan GSS ini. 

GSS terdiri dari suatu perangkat lunak, perangkat keras, komponen bahasa, dan prosedur, yang mendukung suatu kelompok orang yang sedang terlibat dalam pertemuan yang ada hubungannya dengan pengambilan keputusan. Sistem ini adalah sistem berbasis komputer yang memfasilitasi pemecahan atas masalah tidak terstruktur oleh suatu kelompok pengambil keputusan.

Karakteristik penting dari GSS adalah sebagai berikut:

1.GSS adalah sistem informasi yang dirancang secara khusus, bukan secara sederhana, yang merupakan konfigurasi dari komponen sistem yang telah ada.

2.Sistem ini dirancang untuk tujuan mendukung kelompok pengambil keputusan dalam melaksanakan tugasnya. Karenanya, GSS harus meningkatkan proses pengambilan keputusan atau hasil dari suatu kelompok.

3.GSS mudah untuk dipelajari dan digunakan. Sistem ini mengakomodasikan pengguna dengan berbagai tingkatan pengetahuan komputerisasi.

4.GSS dapat dirancang untuk satu tipe masalah atau untuk beragam tingkatan kelompok organisasi keputusan.

5.GSS dirancang untuk mendorong aktivitas-aktivitas, seperti penghasilan ide, penyelesaian konflik, dan pemberian pendapat yang independen.

6.GSS memiliki mekanisme terpasang yang dapat meminimalkan berkembangnya prilaku negatif kelompok, seperti konflik destruktif, miskomunikasi, ataupun pemikiran terkotak-kotak.

Ciri penting GSS :

·         GSS sistem informasi yang didesain khusus, bukan sekedar konfigurasi komponen sistem yang telah ada.

·         GSS didesain dengan tujuan mendukung grup pengambil keputusan dalam pekerjaannya. Maka GSS harus meningkatkan proses pengambilan keputusan dan/atau hasil keputusan grup dibandingkan dengan keadaan tak menggunakan GSS.

·         GSS mudah untuk dipelajari dan digunakan.

·         GSS bisa didesain untuk 1 jenis masalah atau untuk pelbagai keputusan organisasional level grup.

·         GSS didesain untuk mendorong bermacam-macam aktivitas seperti peneluran ide, penyelesaian konflik, dan kebebasan berkespresi.

Keuntungan GSS :

·   Anonimitas - mengusir rasa takut yang menyebabkan keputusan yang lebih baik dari berbagai pengambil keputusan hierarki

·   Parallel Komunikasi - menghilangkan memonopoli memberikan peningkatan partisipasi, keputusan yang lebih baik

·   Pencatatan otomatis - tidak perlu mencatat, mereka secara otomatis dicatat

·   Kemampuan untuk rapat virtual - hanya perlu perangkat keras, perangkat lunak dan orang-orang yang terhubung

·   Portabilitas - Dapat dibentuk untuk menjadi portable ke laptop

·   Potensi global - Orang bisa terhubung di seluruh dunia

·   Tidak perlu untuk guru komputer - meskipun beberapa pengalaman dasar adalah suatu keharusan.

Kekurangan GSS :

·   Biaya-biaya infrastruktur untuk menyediakan perangkat keras dan perangkat lunak / kamar / konektivitas jaringan bisa sangat mahal.

·   Keamanan - terutama benar ketika perusahaan sewa fasilitas untuk GDSS; juga, fasilitator mungkin tingkat yang lebih rendah karyawan yang dapat membocorkan informasi kepada rekan.

·   Kegagalan teknis - daya yang hilang, kehilangan konektivitas, sangat bergantung pada bandwidth dan LAN / WAN infrastruktur - baik sistem setup harus meminimalkan risiko ini.

·   Keyboard Keterampilan - dikurangi partisipasi dapat mengakibatkan karena frustrasi.

·   Pelatihan - kurva belajar hadir bagi pengguna, bervariasi dengan situasi.

·   Persepsi pesan - kurangnya komunikasi verbal bisa mengakibatkan salah tafsir.

Jenis GSS :

a)Sistem pengelolaan koneksi

   Menyediakan mekanisme fisik melalui orang-orang yang terlibat dalam suatu keputusan dalam berkomunikasi. Misalnya: arsitektur WAN.

b)Manajemen komunikasi

   Meningkatkan arus informasi melalui fasilitas untuk menyimpan, menjawab, meneruskan, dll. Misalnya paket surat elektronik dan grup diskusi.

c)Sistem manajemen konten.

   Memberikan kecerdasan dalam proses routing - sistem mengetahui dokumen yang keluar setelah pengguna keluar dari sistem. Misalnya keputusan sistem konferensi.

d)Proses manajemen

   Mengingat aliran informasi dalam memutuskan apa yang memiliki hubungan dengan manajemen.

Model Pendukung Kelompok

Sistem Pendukung Cerdas Intelligent Support System atau (ISS)

System pendukung cerdas atau sering kali hanya disebut system cerdas adalah system yang memiliki kemampuan seperti kecerdasan manusia.

System pendukung ini memiliki beberapa karatristik, antara lain:

Belajar atau memahami permaslahan berdasarkan pengalaman

Memberikan tanggapan yang cepat dan memuaskan terhadap situasi-situasi baru

Mampu menangani masalah yang kompleks

Memecahkan permasalahan berdasarkan penalaran

Menggunakan pengetahuan untuk menyelesaikan permasalahan.

System cerdas yang banyak dipakai dalam aplikasi bisnis adalah system pakar (expert system) yaitu system yang meniru kepakaran (keahlian) seseorang dalam bidang tertentu dalam menyelesaikan suatu permasalahan.

Contoh Sistem Pendukung Cerdas (intelligent support system atau ISS)

FORMAL TASKS (matematika, games)

MUNDANE TASK (perception, robotics, natural language, common sense, reasoning)

EXPERT TASKS (financial analysis, medical diagnostics, engineering, scientific analysis, dll)

PERMAINAN (game)

NATURAL LANGUAGE– suatu teknologi yang memberikan kemampuan kepada komputer untuk memahami bahasa manusia sehingga pengguna komputer dapat berkomunikasi dengan komputer dengan menggunakan bahasa sehari –hari

ROBOTIK DAN SISTEM SENSOR– sistem sensor, seperti sistem vision, sistem tactile, dan sistem pemrosesan sinyal jika dikombinasikan dengan ai, dapat  dikategorikan kedalam suatu sistem yang luas yang disebut sistem robotik.

EXPERT SYSTEM—SISTEM PAKAR (EXPERT SYSTEM) adalah program penasehat berbasis komputer yang  mencoba meniru proses berpikir dan pengetahuan dari seorang pakar dalam menyelesaikan masalah-masalah spesifik.

Model  Sistem Pendukung Cerdas